Zgodność z RODO to nie tylko kwestia formalna, ale realny obowiązek każdej firmy przetwarzającej dane osobowe. W wielu przypadkach oznacza to konieczność wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych. Dla organizacji, które nie chcą tworzyć nowego etatu lub nie mają wystarczających zasobów wewnętrznych, rozsądną alternatywą jest outsourcing funkcji Inspektora Ochrony Danych.
Czym jest outsourcing IOD?
Outsourcing polega na powierzeniu roli Inspektora Ochrony Danych zewnętrznemu ekspertowi lub firmie. Taki specjalista w pełni odpowiada za realizację obowiązków przewidzianych w przepisach, m.in.:
-
kontrolę zgodności działań firmy z RODO,
-
opracowanie i aktualizację dokumentacji,
-
kontakt z organem nadzorczym (UODO),
-
edukację pracowników w zakresie ochrony danych.
Dla kogo to rozwiązanie?
Z outsourcingu IOD korzystają najczęściej:
-
małe i średnie firmy bez działu prawnego,
-
organizacje publiczne (np. szkoły, gminy),
-
placówki medyczne,
-
e-commerce i firmy usługowe gromadzące dane klientów.
To opcja szczególnie atrakcyjna tam, gdzie liczba przetwarzanych danych nie uzasadnia tworzenia osobnego stanowiska.
Zalety outsourcingu funkcji Inspektora Ochrony Danych
1. Oszczędność kosztów
Nie ponosisz wydatków związanych z rekrutacją, szkoleniami ani utrzymaniem stanowiska pracy.
2. Dostęp do wiedzy i doświadczenia
Zewnętrzny IOD to specjalista, który zna aktualne przepisy i ma doświadczenie w obsłudze różnych branż.
3. Szybkie wdrożenie
Brak potrzeby długiego szkolenia. Zewnętrzny specjalista od razu przystępuje do działania.
4. Mniejsze ryzyko kar i naruszeń
Zawodowy IOD potrafi ocenić ryzyka, poprawić procedury i zadbać o zgodność z wymogami.
Czy outsourcing ma wady?
Outsourcing nie zawsze będzie najlepszym wyborem dla dużych korporacji z rozbudowaną strukturą, które wolą mieć pełną kontrolę nad działaniami wewnętrznymi. W takich przypadkach lepiej sprawdza się etatowy IOD zintegrowany z zespołem.
Podsumowanie
Outsourcing funkcji Inspektora Ochrony Danych to efektywna alternatywa wobec zatrudniania pracownika na etat. Umożliwia zachowanie zgodności z przepisami przy niższych kosztach i większej elastyczności. Dla wielu firm i instytucji to najlepszy sposób na bezpieczne i zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych.